Onboarding Prozess – Checkliste, Definition & Tipps

Heißen Sie neue Mitarbeiter willkommen: Mit unserer Onboarding Prozess Checkliste und exklusiven Insider-Tipps.

Ihr Unternehmen stellt einen neuen Mitarbeiter ein? Heißen Sie den neuen Kollegen herzlich willkommen und integrieren Sie ihn erfolgreich ins Team – durch Onboarding-Maßnahmen.

Wir zeigen, worauf es beim Onboarding Prozess ankommt und geben Ihnen mit unserer Checkliste eine praxiserprobte Step-by-Step-Anleitung an die Hand.

Gratis Onboarding Checkliste downloaden

    Definition: Was ist Onboarding?

    Der Begriff stammt aus dem Personalmanagement und bezieht sich auf die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Ziel ist es, den Mitarbeiter in seiner Anfangsphase gezielt zu unterstützen, ihm die Unternehmenskultur näherzubringen und die Prozesse und Erwartungen der Vorgesetzten zu erläutern.

    Die Anfangsphase beginnt bereits vor dem eigentlichen Arbeitsantritt und umfasst vorbereitende Maßnahmen, die den neuen Mitarbeiter auf seinen ersten Arbeitstag vorbereiten. Die Eingliederungsphase endet nicht mit dem Einarbeitungstag. Erste Feedback-Gespräche finden in der Regel nach dem ersten Monat und den ersten 100 Tagen statt. Nach spätestens einem Jahr kann der Onboarding-Verlauf umfassend bewertet werden.

    Phasen des Onboardings

    Ziele und Vorteile

    Ein Ziel des Onboardings ist es, Kündigungen während der Probezeit zu verhindern und so die gravierenden Kosten einer Fehleinstellung zu vermeiden. Außerdem kann durch engen Kontakt und Austausch im Vorhinein falschen Erwartungen vorgebeugt werden.

    Die Vorteile des Onboardings auf einen Blick:

    • Fördert schon früh die Bindung an das Unternehmen
    • Spart Geld
    • Integriert neue Mitarbeiter systematisch und schnell
    • Reduziert die Fluktuation besonders in den Anfangsmonaten

    Onboarding Prozess gestalten

    Onboarding Prozess gestalten

    Wie bereits angedeutet, beginnt der Onboarding Prozess schon vor dem eigentlichen Arbeitsantritt. Idealerweise gibt es einen festen Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter, der frühzeitig mit ihm in Kontakt steht und ihn mit allen relevanten Informationen für den Einstieg versorgt. Auch der Arbeitsplatz und alle wichtigen Arbeitsmittel sollten vorab vorbereitet werden.

    Am ersten Arbeitstag sollte das Team inklusive Führungskräften für eine Kennlernrunde anwesend sein. Mit einem gemeinsamen Mittagessen kann unter den neuen Kollegen schnell das Eis gebrochen werden. Im Laufe des Tages werden das Equipment überreicht und der neue Arbeitsplatz übergeben. Ein Ablaufplan erleichtert dem neuen Mitarbeiter den Einstieg und sorgt für Transparenz, was ihn in den nächsten Wochen erwartet.

    In den folgenden Tagen unterstützt der Ansprechpartner beim Einfinden in die Arbeitsabläufe und fungiert als Ansprechpartner bei Unklarheiten und Fragen. Nach etwa einem Monat sollte ein erstes Feedbackgespräch stattfinden, um den bisherigen Prozess zu beurteilen.

    Beispiele & Best Practices

    Einige Unternehmen setzen auf besonders kreative und inspirierende Onboarding-Maßnahmen, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten.

    Zappos Angebot zur Kündigung

    Die Schuhfirma Zappos macht seinen neuen Mitarbeitern nach rund einer Woche ein Angebot: Wenn sie jetzt kündigen, bezahlt Zappos den Betrag für die bisher geleistete Arbeitszeit plus einen Bonus von 1.000 Dollar. So filtert das Unternehmen diejenigen Angestellten heraus, die sich nicht wirklich mit Zappos und seiner Unternehmenskultur identifizieren.

    Facebooks Bootcamp

    Bei Social Media-Gigant Facebook gibt es für die Neulinge ein zweimonatiges Einarbeitungsprogramm, das als „Bootcamp“ bezeichnet wird. Was nach militärischem Drill klingt, ist eigentlich ein harmloser Einarbeitungsvorgang: Die neuen Mitarbeiter bekommen Einblicke in verschiedene Abteilungen, schauen dort beim Entstehen und Lösen der jeweiligen Probleme zu und erhalten einen Gesamtüberblick über das Unternehmen ab Tag 1.

    Twitters Frühstück mit dem CEO

    Bei Twitter steht am ersten Tag ein gemeinsames Frühstück mit dem CEO höchstpersönlich an. Bei Kaffee und frischen Brötchen lernt er die neuen Mitarbeiter kennen. Im Anschluss gibt es eine Führung durch das Unternehmen. Am fertig eingerichteten Arbeitsplatz wartet außerdem ein Willkommensgeschenk auf die neuen Mitarbeiter.

    Buffers ausgefeiltes Buddy-System

    Zahlreiche Unternehmen setzen auf Buddies, die neue Kollegen bei ihrem Start begleiten. Der Social Media Management Softwareanbieter Buffer setzt gleich auf 3 Buddies pro neuem Mitarbeiter:

    • Leader Buddy – ein erfahrenes Teammitglied, das als Mentor für die beiden anderen Buddies fungiert und den Cultural Fit des neuen Kollegen prüft
    • Role Buddy, der sich mit der Position, die der „Neue“ übernimmt, bestens auskennt
    • Culture Buddy, der die besonderen Aspekte der Buffer-Unternehmenskultur näherbringt

    DATEVs „Fan-Paket“

    Bei der DATEV eG bekommen neue Mitarbeiter zum Einstand ein umfangreiches Welcome Package, u. a. bestehend aus DATEV Maskottchen Stofftier und Umhängetasche mit DATEV-Logo. Damit ist der Einstieg in eine Fanschaft zum Unternehmen besiegelt: Viele DATEV-Mitarbeiter bestellen jährlich aus einem Hochglanz-Katalog weitere DATEV-gebrandete Gimmicks, Büroartikel und Kleidungsstücke für sich und ihre Bekannten.

    Onboarding-Tipps

    Um die neuen Mitarbeiter optimal in den Berufsalltag Ihres Unternehmens einzugliedern, sollten Sie diese fünf Tipps berücksichtigen:

    1.Bereichsübergreifendes Onboarding

    Ideal ist es, wenn es für die Neuankömmlinge aus verschiedenen Abteilungen ein gemeinsames Onboarding-Netzwerk gibt. Das sorgt auch langfristig für bereichsübergreifende(n) Vernetzung und Austausch.

    2.Gemeinsame Pausen

    Die „Neuen“ sollten für ihre Pause nicht aktiv nach einer Begleitung suchen müssen. Zumindest in der Anfangsphase sollte der Buddy zu gemeinsamen Mittagsrunden einladen.

    3.Digitales Onboarding

    Nutzen Sie Tools wie SAP SuccessFactors für digitales Onboarding. Mit dem Modul Onboarding können bspw. administrative Vorgänge organisiert und wichtige Dokumente über die Cloud zur Verfügung gestellt werden.

    4.Systematische Eingliederung

    Viele Unternehmen sind an einer schnellen Einarbeitung interessiert. Man muss jedoch aufpassen, die Neulinge nicht gleich am ersten Arbeitstag mit Infos und Veranstaltungen zu überfrachten. Es sollten bewusst Freiräume für persönlichen Small Talk eingeplant werden. Außerdem gilt es, Dokumente, Infomappen usw. systematisch an den neuen Mitarbeiter zu bringen und ihm nicht am ersten Tag alles vor die Füße zu werfen.

    5.Zu Beginn schon fordern

    Manchmal ist die Eingliederung aber auch zu „sanft“. Neue Mitarbeiter sollen sich „erstmal zurechtfinden“ und „ankommen“ – das ist klar. Aber erste kleine Aufgaben und dazugehöriges Feedback sorgen dafür, dass die Neulinge sich direkt anerkannt und ernstgenommen fühlen und an das Tempo in der entsprechenden Abteilung gewöhnt werden.

    Onboarding Checkliste als PDF

    Onboarding Prozess ChecklisteAls Starthilfe für Ihren Onboarding-Prozess haben wir die wichtigsten Maßnahmen für die drei Phasen

    • Vor dem Arbeitseintritt
    • Erster Arbeitstag
    • Eingliederungsphase

    zusammengefasst.

    Mit dieser Übersicht können Sie sich auf jede Phase des Onboardings perfekt vorbereiten.

    Einfach die Checkliste als PDF downloaden und ausdrucken:

    Gratis Checkliste downloaden

      Wir unterstützen Sie:

      Sie benötigen Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Digitalisierung Ihres Onboarding-Prozesses? Wir beraten Sie gerne – nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.