Vertragsmanagement-Software auswählen: die Kriterien

Auf Funktionslisten sehen Vertragsmanagement-Systeme einander sehr ähnlich: Vorlagen, Freigaben, elektronische Unterschrift, Fristen, Suche. Der Unterschied zeigt sich erst an den Ausnahmen — am dreifach nachverhandelten Rahmenvertrag, am Vertrag ohne Laufzeitende, an der Klausel, die der Einkauf nie streichen darf.

Der Zuschnitt entscheidet vor der Software

Vertragsmanagement betrifft Einkauf, Legal, IT und HR gleichzeitig. Wer es nur für eine Abteilung einführt, bekommt eine zweite Insel neben dem Laufwerk. Wer es für alle gleichzeitig einführt, verhandelt monatelang über Vorlagen.

Der tragfähige Weg liegt dazwischen: eine Vertragsart vollständig, über den ganzen Weg von der Entstehung bis zur Fristmeldung — und erst danach die nächste.

Fünf Testfälle mit Ihren eigenen Verträgen

1. Die Nachverhandlung. Ein Vertrag wird zweimal geändert. Bleibt nachvollziehbar, wer welche Fassung freigegeben hat, und welche Fassung gilt?
2. Die abweichende Klausel. Jemand weicht von der Vorlage ab. Merkt das System es, und wer muss dann zustimmen?
3. Die Frist ohne Datum. Ein Vertrag verlängert sich automatisch, wenn niemand kündigt. Wer wird wann erinnert, und was passiert, wenn diese Person das Haus verlassen hat?
4. Der Altvertrag. Ein eingescannter Vertrag von 2014 ohne Metadaten. Wie kommt er in das System, und wie wird er auffindbar?
5. Die Auskunft. Welche Verträge laufen in den nächsten sechs Monaten aus, nach Gesellschaft und Vertragsart? Eine Abfrage, kein Projekt.

Vier Fragen, die den Unterschied zeigen

Wie kommen Verträge und Metadaten wieder heraus, wenn Sie das System wechseln? Wer darf Vorlagen und Klauseln ändern — Sie selbst oder der Anbieter? Wie wird an das führende System angebunden, aus dem die Vertragsdaten stammen? Und was passiert bei einem Releasewechsel mit Ihren Anpassungen?

Drei Fehler, die Arbeit nach sich ziehen

Vorlagen ohne Klauselbibliothek. Dann entstehen Abweichungen im Fließtext und niemand kann sie auswerten.

Fristen ohne Verantwortlichen. Eine Erinnerung an ein Postfach ist keine Zuständigkeit.

Unterschrift als Insellösung. Wenn die elektronische Unterschrift neben dem System läuft, fehlt am Ende genau die Fassung, die gilt.

Worauf die Entscheidung fällt

Auf drei Punkte: Bildet das System den vollständigen Weg eines Vertrags ab — Entstehung, Verhandlung, Freigabe, Unterschrift, Frist? Lassen sich Klauseln und Vorlagen von Ihnen selbst pflegen? Und passt das Rollenmodell zu einer Organisation, in der Einkauf, Legal, IT und HR unterschiedliche Rechte brauchen?

Warum eine Dokumentenablage diese Aufgaben nicht übernimmt, steht in Ein Dokumentenmanagement ist kein Vertragsmanagement. Wie wir Vertragsmanagement auf Basis von Icertis einführen, steht auf der Seite Vertragsmanagement einführen.