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Time-to-Hire: So können Sie schneller freie Stellen besetzen

Time-to-Hire - So können Sie schneller freie Stellen besetzen

Studien haben gezeigt, dass Recruiter in Deutschland oft (zu) viel Zeit brauchen, um eine freie Stelle zu besetzen. Wir zeigen, warum die Time-to-Hire hierzulande steigt und wie Sie diese Zeitspanne verkürzen können.

Studien haben gezeigt, dass Recruiter in Deutschland oft (zu) viel Zeit brauchen, um eine freie Stelle zu besetzen. Wir zeigen, warum die Time-to-Hire hierzulande steigt und wie Sie diese Zeitspanne verkürzen können.

Definition: Was ist die Time-to-Hire?

Unter dem Begriff versteht man eine Kennzahl für Personalabteilungen und Recruiter, die die Dauer einer Stellenbesetzung beschreibt. Die Time-to-Hire beginnt ab dem Zeitpunkt, ab dem klar ist, dass eine Stelle im Unternehmen frei wird oder neu entsteht. Sie endet, sobald diese Stelle mit einem neuen Mitarbeiter besetzt ist.

Die KPI gibt einerseits Aufschluss über die Arbeitsmarkt-Situation in einer bestimmten Branche und andererseits über die Effizienz des Recruiting-Prozesses im Unternehmen. So kann eine lange Zeitspanne für die Stellenbesetzung darauf hindeuten, dass die Arbeitsmarktsituation schwierig ist. Andererseits kann sie schleppenden Entscheidungsprozessen und langsamen Reaktionszeiten bei der Rekrutierung geschuldet sein.

Als Synonym zu Time-to-Hire wird häufig der Begriff Time-to-Fill verwendet.

Vier Phasen, bis eine Stelle besetzt wird

Die Time-to-Hire lässt sich in mehrere Zeitabschnitte unterteilen.

Vier Phasen der Time-to-Hire

  1. Vorbereitungsphase: Nachdem festgestellt wurde, dass eine (neue) Stelle frei wird, werden Stellenanforderungen und Budget definiert. Die Stellenausschreibung wird erstellt.
  2. Sourcing: Je nach Recruiting-Strategie werden bspw. Kampagnen geschaltet und fortlaufend optimiert sowie Active Sourcing Methoden angewandt.
  3. Screening: Bewerbungen werden gesichtet und Kandidaten interviewt. Es kommt zur (Vor-)Auswahl und Rückfragen.
  4. Entscheidung: Evaluierung durch (Personal-)Entscheider und Ab- bzw. Zusage an Kandidaten. Bei Zusage kommt es zu Vertragserstellung und -abschluss.

In all diesen vier Phasen entstehen Kosten unterschiedlichster Art. So zum Beispiel externe Kosten für die Schaltung von Stellenanzeigen, aber auch die Kosten für die unbesetzten Stellen.

Je länger die Time-to-Hire andauert, desto höher fallen die Kosten aus. Allein deshalb liegt es im Interesse von Unternehmen, diese Zeitspanne möglichst kurz zu halten.

Time-to-Hire Benchmark in Deutschland

Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis eine Stelle hierzulande besetzt wird? Bei unseren Recherchen sind wir auf verschiedene Ergebnisse gestoßen.

  • Eine Analyse von VONQ hat ergeben, dass es durchschnittlich 78 Tage dauert, bis ein Kandidat gefunden und den Vertrag unterschrieben hat.
  • Die Studie „Betriebswirtschaftliche Effekte familienfreundlicher Maßnahmen” des Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend mit zehn teilnehmenden Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen kam zu folgenden Zahlen: Für eine Stelle mit unterer Einkommensklasse beträgt die durchschnittliche Time-to-Hire 1 Monat, bei mittlerer Einkommensklasse 2,3 Monate und bei oberer Einkommensklasse 4 Monate.
  • Laut der Fachkräfteengpassanalyse 2020 der Bundesagentur für Arbeit liegt die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland bei 135 Tagen.
  • Laut einem Blogbeitrag von Robert Half dauerte es im Jahr 2016 im Schnitt 62 Tage, um freie Stellen zu besetzen.

Eine eindeutige Time-to-Hire Benchmark kann also nicht genannt werden. Die Ergebnisse zur Dauer der Time-to-Hire hierzulande variieren vorrangig zwischen 2 bis 4 Monaten. Im Folgenden wird sich allerdings noch zeigen, dass die Besetzung freier Stellen insbesondere für Fachkräfte im IT-Bereich und Führungspersonal deutlich länger dauern kann.

Studie zeigt: Die Besetzungszeiten steigen

Die Time-to-Hire nimmt zu
Die Time-to-Hire steigt (Bildquelle: chaipanya – Shutterstock.com)

Laut einer von Xing E-Recruiting in Auftrag gegebenen Forsa-Studie gaben 79 % der 200 befragten Personalleiter aus Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern an, dass die Time-to-Hire für sie eine „sehr wichtige Kennzahl“ sei.

73 % von ihnen verzeichneten in den vergangenen fünf Jahren einen Anstieg der Time-to-Hire. 30 % haben sogar mit einem „starken Anstieg“ der Besetzungszeit zu kämpfen.

Die meisten HR-Experten gehen davon aus, dass sich an dieser Tendenz so schnell nichts ändern wird: 77 % der Befragten glauben, dass die Time-to-Hire in Zukunft etwas bzw. stark ansteigen wird.

Lange Time-to-Hire bei Führungskräften

51 % der Umfrageteilnehmer benötigen drei bis sechs Monate, um eine offene Führungskraft-Position zu besetzen. Weitere zehn Prozent veranschlagen hierfür sechs bis neun Monate, sechs Prozent bis zu zwölf Monate und zwei Prozent mehr als ein Jahr.

Die Kosten für die Gewinnung einer Führungskraft: 29 % der Befragten geben 20.000 bis 50.000 Euro aus, 27 % kommen mit 10.000 bis 20.000 Euro aus und 22 % reichen 5.000 bis 10.000 Euro.

Führungskräfte sind also offenbar schwer zu finden und sind nicht selten mit hohen Rekrutierungskosten verbunden.

Und wie sieht es mit Fachkräften aus? Hier geht es etwas schneller und kostengünstiger: 66 % der Befragten können hier eine offene Stelle in weniger als drei Monaten besetzen und 55 % brauchen für die Besetzung weniger als 5.000 Euro.

IT-Fachkräfte als besondere Herausforderung

IT-Stellen sind besonders schwer zu besetzen
IT-Stellen sind besonders schwer zu besetzen (Bildquelle: Gorodenkoff – Shutterstock.com)

IT-Fachkräfte sind laut 68 % der befragten Personalleiter besonders schwierig zu finden – hier ist die Time-to-Hire in den vergangenen Jahren deutlich angestiegen.

Dieses Ergebnis deckt sich mit einer Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2020, bei der mehr als 850 Personalverantwortliche in Unternehmen unterschiedlichster Branchen befragt wurden.

47 % der Befragten gaben an, dass es bei IT-Jobs länger als bei anderen Positionen dauert, die Stelle zu besetzen. Um eine offene IT-Stelle zu besetzen dauert es der Umfrage zufolge im Durchschnitt sechs Monate. Im Jahr 2018 waren es fünf Monate.

Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt die Wollmilchsau-Studie „Recruiting in der Web- und Softwareentwicklung“. Demnach dauert es im Durchschnitt 208 Tage, um eine IT-Beratungsstelle zu besetzen. Das sind also fast sieben Monate!

Das sind die Ursachen für die langen Zeitspannen

Warum steigt die Time-to-Hire zunehmend? Als Ursache nennen die Befragten der Xing E-Recruiting Studie vor allem externe Faktoren: 90 % geben dem Fachkräftemangel und 64 % den Gehaltsforderungen der Kandidaten die “Schuld”.

Interne Faktoren sind u. a. mangelnde Ressourcen (51 %) und veraltete Recruiting-Tools (45 %).

Time to hire verkürzen – so geht`s

Um den steigenden Besetzungszeiten entgegenzuwirken und Kandidaten ein schnelles Bewerbungsverfahren mit guter Candidate Experience zu ermöglichen, können Recruiter einiges tun. Zum Beispiel:

  • Schnelle Kommunikation ermöglichen: Ansprechpartner sollten gut erreichbar sein. Zudem können Chatbots für den Erstkontakt mit Kandidaten eingesetzt werden.
  • KPIs definieren: Viele Unternehmen verwenden keine Kennzahlen im Recruiting. Damit vertun sie die Chance, ihre Rekrutierungsprozesse effizient analysieren und optimieren zu können.
  • Digitalisierung vorantreiben: Corona hat es gezeigt – Remote Recruiting ist möglich. Videointerviews und andere digitale Maßnahmen können Bewerbungsprozesse beschleunigen und zahlreichen Herausforderungen der Pandemie-Situation trotzen.
  • Karriereseite optimieren: Mit einer ansprechenden Karriereseite, können Sie Kandidaten schnelle Bewerbungen ermöglichen und Antworten auf ihre häufigsten Fragen liefern (Mehr dazu: Das erwarten Kandidaten von einer Karriereseite).
  • Abteilungsübergreifende Abstimmung: Abteilungsleiter und Führungskräfte sollten miteingebunden werden. Dadurch lassen sich schnellere Entscheidungen treffen.
  • Effiziente Tools einsetzen: Kennen Sie schon flynne? Das Recruiting-Tool verkürzt die Time-to-Hire enorm, indem Sie sofort Zugriff auf einen Talentpool zu Ihrer gesuchten Stelle erhalten. Damit überspringen Sie den zeitaufwendigen Sourcing-Prozess und können direkt mit der Kontaktaufnahme zu geeigneten Kandidaten starten.

Sie benötigen Unterstützung bei der Reduzierung Ihrer Time-to-Hire? Wir helfen Ihnen gerne – nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

(Bildquelle Titelbild: fizkes – Shutterstock.com)