7. August 2026 · Morten Babakhani · Aktualisiert am 5. November 2026
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte wird viel über Scannen, Struktur und Berechtigungen gesprochen. Das Löschen kommt zum Schluss, und dann fehlt die Zeit. Ein Jahr später steht in der Akte alles, was je hineinkam — und niemand traut sich, etwas zu entfernen.
Warum Fristen kollidieren
Ein Dokument in der Personalakte unterliegt oft mehreren Regeln gleichzeitig.
Der Datenschutz verlangt Löschung, sobald der Zweck erfüllt ist. Handels- und Steuerrecht verlangen Aufbewahrung über Jahre. Sozialversicherungsrechtliche Nachweise haben eigene Fristen. Bei Arbeitsschutzunterlagen kann die Frist Jahrzehnte betragen. Bei laufenden Verfahren kann eine weitere Aufbewahrung bestimmter Unterlagen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein. Die Ausnahme ist auf die benötigten Daten zu begrenzen; siehe Artikel 17 Absatz 3 DSGVO.
Ein Löschkonzept, das mit einer Frist für „die Personalakte” arbeitet, kann nur falsch sein. Die Frist hängt am Dokument, nicht an der Akte.
Was ein tragfähiges Konzept enthält
Eine Dokumentart-Liste. Erfassen Sie die tatsächlich verwendeten Arten: Arbeitsvertrag, Nachtrag, Zeugnis, Abmahnung, Bescheinigung, Nachweis einer Schulung, Schwerbehindertenausweis, Pfändung. Zu jeder Art eine Frist und der Auslöser, ab dem sie zählt.
Auslöser, die das System kennt. „Zehn Jahre nach Vertragsende” funktioniert, weil das Vertragsende im System steht. „Nach Abschluss des Verfahrens” funktioniert nicht, solange niemand das Verfahren im System schließt. Für solche Fälle braucht es ein Kennzeichen, das jemand setzen muss — und eine Zuständigkeit dafür.
Geprüfte Freigaben und Sperren. Legen Sie fest, wie Löschungen geprüft und freigegeben werden. Weitere Aufbewahrung oder Zugriffsbeschränkungen brauchen eine fachlich und rechtlich geklärte Grundlage; eine pauschale Karenzzeit ersetzt diese Prüfung nicht.
Ein Protokoll. Was gelöscht wurde, wann, auf welcher Grundlage. Ohne Protokoll können Sie später nicht belegen, dass Sie rechtmäßig gelöscht haben — und nicht etwa Beweismittel entsorgt.
Der Fehler, der am teuersten wird
Sammelablagen. Ein Dokumententyp „Sonstiges” oder eine Ablage „Korrespondenz” erhält im Laufe der Jahre alles, was sich nicht zuordnen ließ. Für diese Ablage gibt es keine sinnvolle Frist, weil der Inhalt unbekannt ist. Am Ende bleibt sie ungelöscht — oder Sie lassen sie mit erheblichem Aufwand von Hand durchsehen.
Verhindern lässt sich das nur beim Einführen: keine Sammelart, dafür eine Pflichtangabe zur Dokumentart beim Ablegen und eine kurze Liste, die tatsächlich ausreicht.
Wo Automatisierung sinnvoll ist
Klassifizieren beim Eingang: Ein Modell schlägt die Dokumentart vor, ein Mensch bestätigt. Ob das entlastet, lässt sich anhand der Treffer und des nötigen Prüfaufwands bewerten.
Erproben Sie Löschregeln zunächst mit einem Bericht, bevor sie Daten verändern. Automatische Löschläufe werden erst nach fachlicher Prüfung und Freigabe aktiviert.
Der erste Löschlauf
Der erste Lauf löscht nichts. Er erzeugt einen Bericht: Dokumentart, Anzahl, Auslöser, Datum der Fälligkeit. Diesen Bericht gehen Fachbereich und Datenschutz gemeinsam durch, Zeile für Zeile.
Erfahrungsgemäß fallen dabei drei Dinge auf: Dokumente mit falscher Art, Dokumente ohne Auslöserdatum und eine Gruppe, bei der niemand sicher ist. Die erste Gruppe wird korrigiert, die zweite bekommt ein Kennzeichen, die dritte wird vertagt — schriftlich, mit Datum.
Erst der zweite Lauf löscht, und zwar nur die Arten, die beide Seiten freigegeben haben. Offene Fälle werden mit Zuständigkeit und Klärungstermin nachverfolgt, bevor die zugehörige Löschregel freigegeben wird.