With Active Sourcing, recruiters proactively acquire potential employees. The definition and 14 tools and methods of this innovative approach can be found here.
Traditional recruiting often relies on candidates coming to the company via a job advertisement. This approach seems outdated in times of the "war for talent". In order to attract the top candidates, companies have to be proactive.
Here comes the Active Sourcing into play. What this is and what Tools and Methods We will show you below what is available for this.
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Active sourcing describes the active approach to candidates. It involves identifying potential applicants, getting in touch with them and building a lasting relationship with them. This means they can be recruited quickly when staff are needed.
The active search strategy aims to reach passive candidates as well, i.e. all those who are not actively looking for a (new) job themselves. To achieve this goal, various measures are combined and all available channels for making contact are used.
Active sourcing involves both online and offline measures. There are various approaches, tools and channels that are sometimes combined.
Eine Karriereseite unterstützt das Active Sourcing, indem sie potenziellen Kandidat einen ersten Eindruck vom Unternehmen vermittelt und als zentrale Informationsquelle dient. Wenn Recruiter Personen proaktiv ansprechen, verweisen sie häufig auf die Karriereseite, um mehr über die Unternehmenskultur, offene Positionen und Entwicklungsmöglichkeiten zu erfahren. Eine gut gestaltete Seite kann das Interesse wecken und die Kontaktaufnahme erleichtern, indem sie authentische Einblicke, wie Mitarbeiter-Testimonials oder Videos, bietet. Zudem stärkt sie das Employer Branding und zeigt, dass das Unternehmen attraktiv und professionell aufgestellt ist. Lesenswert: Our 8 tips for an attractive career page
Dabei sammeln Recruiter vielversprechende Profile und Kontakte von potenziellen Kandidat, die möglicherweise nicht sofort verfügbar sind, aber zukünftig für offene Stellen infrage kommen könnten. Diese Talente werden in einer Datenbank organisiert und kontinuierlich gepflegt, damit das Unternehmen bei neuen Jobangeboten gezielt auf bereits bekannte Kontakte zurückgreifen kann. Ein Talent pool ermöglicht es, Beziehungen langfristig aufzubauen und zu pflegen, indem man regelmäßig mit den Kandidat in Kontakt bleibt und sie über Entwicklungen im Unternehmen informiert. Auf diese Weise können Vakanzen schneller und effektiver besetzt werden, da man auf einen vorselektierten Pool von qualifizierten Fachkräften zugreifen kann.
Karrierenetzwerke sind wichtige Werkzeuge im Active Sourcing, da sie Recruiter direkten Zugang zu einer großen Anzahl potenzieller Kandidat bieten. Über gezielte Suchfunktionen können spezifische Qualifikationen, Berufserfahrungen und Branchenfilter genutzt werden, um passende Profile schnell zu identifizieren. Solche Plattformen ermöglichen es zudem, persönliche Nachrichten zu versenden, was eine direkte und personalisierte Ansprache der Talente erlaubt. Darüber hinaus haben Recruiter die Möglichkeit, sich ein professionelles Netzwerk aufzubauen und relevante Kontakte langfristig zu pflegen. Karrierenetzwerke sind daher ideal, um gezielt Fachkräfte zu finden und für das Unternehmen zu gewinnen.
On channels such as Instagram, TikTok, Facebook and Twitter, members are primarily active in private, which is why, according to recent studies, contact via private channels is not so popular. Nevertheless, there is a noticeable trend that more and more candidates are using social media to find out about potential employers. This is where you can promote your own employer branding and draw attention to yourself. With Social Media Recruiting Suitable target groups and passive candidates can be reached – e.g. through ad campaigns.
Wer nicht nur an Profil-Daten, sondern auch an „richtige“, detaillierte Lebenslauf-Informationen zu Qualifikationen, Berufserfahrungen und Fähigkeiten gelangen möchte, kann in CV-Datenbanken auf die Suche gehen. Solche Datenbanken findet man u. a. bei Jobbörsen wie StepStone oder Indeed, bei denen Kandidaten ihren Lebenslauf uploaden und Community-intern zur Sichtung freigeben können. So lassen sich passende Kandidat schnell identifizieren und direkt ansprechen, auch wenn diese aktuell nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen.
With this approach, recruiters specifically look at the contacts and networks of their employees - including those of former colleagues. This is how similarly qualified talents can be discovered. In addition, existing contacts through colleagues can be used. True to the motto: Recruiting is a company matter!
Interne Empfehlungsprogramme können Mitarbeiter dazu anregen, die Augen in ihren persönlichen Netzwerken offen zu halten und neue Mitarbeiter zu werben. Diese Methode baut auf der Idee des Referral Sourcing auf. Mitarbeiter empfehlen dabei Personen aus ihrem beruflichen oder privaten Umfeld, die gut zum Unternehmen passen könnten, was oft zu qualitativ hochwertigen Leads führt. Diese Empfehlungen basieren meist auf persönlichen Erfahrungen und Einschätzungen, was die Passgenauigkeit erhöht und die Erfolgsquote steigert. Zudem fühlen sich empfohlene Kandidat eher angesprochen, da die Empfehlung von jemandem kommt, den sie kennen und dem sie vertrauen. Das Programm fördert auch die Mitarbeiterbindung, da diese aktiv in den Recruiting-Prozess eingebunden werden und oft Prämien oder andere Anreize erhalten.
Auf Bewerberkongressen, Karrieretagen und Berufsmessen finden sich neben Unternehmen auch reihenweise Jobsuchende. Hier sind persönliche Gespräche mit potenziellen Bewerbern und die Selbstpräsentation als attraktiver Arbeitgeber möglich. Der erste Kontakt findet dabei face-to-face statt. Ein Pluspunkt, der nicht zu unterschätzen ist – denn viele Kandidaten bevorzugen ein „Gesicht“ anstelle eines anonymen Unternehmens, bei dem sie sich informieren und letztlich bewerben.
Themen- bzw. Zielgruppenspezifische Communities sind im Active Sourcing besonders hilfreich, da sie es Recruiter ermöglichen, gezielt Talente in ihrem jeweiligen Fachgebiet oder Interessensbereich anzusprechen. In vielen Themenforen lässt sich kostenfrei ein Account anlegen, mit dem man andere Nutzer via Privatnachricht anschreiben kann. Indem sich Recruiter aktiv in Diskussionen einbringen oder relevante Inhalte teilen, können sie Vertrauen aufbauen und authentische Beziehungen zu potenziellen Bewerber knüpfen. Diese Communities bieten zudem die Möglichkeit, die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe besser zu verstehen und die Ansprache entsprechend anzupassen.
Die Boolesche Suche kann mit Hilfe von Operatoren in digitalen Suchmasken zum Einsatz kommen, bspw. im Suchfeld von Google, Xing, LinkedIn etc. Sie ermöglicht einen strukturierten Suchprozess, um Lebensläufe, bestimmte Portale, Datenbanken usw. gezielt nach passenden Kandidaten zu durchforsten. Durch die Nutzung von Operatoren wie AND, OR und NOT können Suchanfragen präzisiert und spezifische Kombinationen von Qualifikationen, Berufserfahrungen oder Keywords eingegrenzt werden. Das hilft dabei, die Trefferquote zu erhöhen und irrelevante Profile auszuschließen, sodass die Suche effizienter wird. Mit der Booleschen Suche lassen sich auch komplexe Profile finden, die sonst in der Masse an Daten untergehen würden.
Bei dieser Methode werden gezielt Informationen über potenzielle Kandidat aus verschiedenen Online-Quellen gesammelt, um umfassende Profile zu erstellen. Dabei werden bspw. Daten aus sozialen Netzwerken, Fachforen, Blogs und anderen öffentlich zugänglichen Plattformen systematisch recherchiert und zusammengeführt. Jede Quelle wird dabei einzeln „abgeerntet“. In der Praxis bedeutet das bspw., dass eine Plattform solange durchforstet wird, bis alle dort verfügbaren Talente bzw. Informationen zu bestimmten Kandidaten gefunden wurden.
Dieser Ansatz ermöglicht es, frühzeitig Talente direkt an Universitäten und Hochschulen zu identifizieren und zu gewinnen. Durch Präsenz an Orientierungstagen und Karriereveranstaltungen können Recruiter Kontakt zu Studierenden herstellen, die potenziell zukünftige Mitarbeiter werden. Campus Recruiting fördert nicht nur den Austausch mit den Nachwuchskräften, sondern ermöglicht auch, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Campus Recruiting hilft zudem dabei, langfristige Beziehungen aufzubauen, indem potenzielle Talente während ihrer Studienzeit angesprochen und auf Praktika oder Trainee-Programme aufmerksam gemacht werden.
At flynne it is a AI recruiting tool, which can be used to capture job-relevant personality traits of candidates and thus discover unknown talents. Artificial intelligence helps recruitersto identify candidates who meet predefined requirements and have certain Soft skills If the test result is successful, companies can actively approach potential applicants and invite them to an interview.
Also Performance Recruiting ist eine effektive Methode im Active Sourcing, die sich auf datengestützte Ansätze zur Identifikation und Ansprache von Talenten konzentriert. Bei dieser Strategie werden Leistungskennzahlen und Analysen verwendet, um den Rekrutierungsprozess zu optimieren und gezielt die besten Kandidat
anzusprechen. Durch den Einsatz von Metriken können Recruiter herausfinden, welche Kanäle und Strategien die besten Ergebnisse liefern, sodass Ressourcen effizient eingesetzt werden können. Performance Recruiting ermöglicht es, das Bewerberverhalten besser zu verstehen und gezielte Recruitment Kampagnen zu entwickeln (bspw. mit Google Ads), die auf die Bedürfnisse und Vorlieben potenzieller Talente abgestimmt sind. Zudem können durch die kontinuierliche Analyse der Rekrutierungsaktivitäten Verbesserungen in der Ansprache und im Auswahlprozess vorgenommen werden.
For a better understanding, we would like to demonstrate active sourcing using the example of “Xing and LinkedIn”.
On both Xing and LinkedIn, companies can actively search for candidates by entering specific keywords in the search masks. It is also possible to browse community groups that are relevant to the industry.
Once you have a list of potential candidates, you can research further information about the respective people, for example via Google. Then it's time to make an initial contact with the candidates (more on this in the next chapter).
For active sourcing on Xing, recruiters should create a premium account. This is the only way to send messages to non-contacts. InMails can be purchased on LinkedIn - these can be used to reach people with whom you are not connected.
Both platforms also offer helpful tools for active sourcing: Xing has the Xing TalentManager and LinkedIn has the LinkedIn RecruitersThey provide support through detailed search filters, intelligent candidate suggestions and the option to write to potential employees directly.
The Active Sourcing process can be divided into six steps.
1. Develop a strategy
When developing an active sourcing strategy, three questions should first be clarified:
When planning, the personnel recruitment measures already underway must be taken into account, e.g. Employer
Branding and job advertisements.
2. Plan resources
Suitable sources, tools, methods and means of communication are selected. In addition, roles and responsibilities within the recruiting team are distributed as part of active sourcing.
3. Prepare the process
Keywords, strings and methods are tested and sample texts are prepared for addresses, reminders, contact requests, information for candidates, etc. KPIs are also defined: goals are set and schedules are created - for example, "write to 200 people in a period of 30 days".
4. Find candidates
Whether online or at suitable events: qualified candidates should be identified using the defined channels and methods. It should always be checked whether the people found meet the characteristics of the persona defined in step 1.
5. Contact candidates
Potential candidates are contacted or called individually. Any queries are clarified and expectations and details about the position are exchanged.
6. Candidates take over
Recruiters and managers decide which applicant is most suitable. The choice is made as quickly as possible so as not to lose the person in this final sourcing phase. The candidate is taken on in the personnel development process (Talent pool) or from the departments to structured interviews invited.
In personnel recruitment, active sourcing offers companies the following advantages:
Of course, the active acquisition of applicants also involves a few challenges. The process is often time-consuming and requires qualified personnel. It requires preparatory measures, extensive research, a sensitive approach and a high degree of perseverance. The support of a Active Sourcing Agency is therefore recommended.
The initial approach to potential talent should be individually formulated and fit the tone of voice of the industry. It is best to write the text in advance in MicrosoftOffice Word or another writing program and then copied later.
A successful Active Sourcing cover letter can be structured as follows:
In addition to the right words, sensible timing for sending the message is important: Friday afternoon just before the weekend is less than ideal, but Thursday after lunch could be a good time. A certain amount of tact is also required for any follow-up questions.
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(Cover image source: https://www.freepik.com/free-photo/still-life-business-roles-with-various-mechanism-pieces_24749607.htm by freepik)
