Active Sourcing – Tools & Methoden zur proaktiven Kandidatensuche

Active Sourcing: Die proaktive Kandidatensuche

Mit Active Sourcing gewinnen Recruiter proaktiv potenzielle Mitarbeiter. Die Definition sowie Tools & Methoden dieses innovativen Ansatzes finden Sie hier.

Klassisches Recruiting baut häufig darauf, dass die Kandidaten über eine Stellenausschreibung zum Unternehmen kommen. Dieser Ansatz wirkt in Zeiten des „War for Talents“ überholt. Um die top Kandidaten zu gewinnen, müssen Unternehmen aktiv werden.

Hier kommt das Active Sourcing ins Spiel. Worum es bei dieser Methode geht und wie sie beim Recruiting helfen kann, passende Kandidaten zu finden, erläutern wir im Folgenden.

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    Definition – was ist Active Sourcing?

    Das Active Sourcing beschreibt die aktive Kandidatenansprache. Es geht darum, potenzielle Bewerber zu identifizieren, mit ihnen in Kontakt zu treten und eine dauerhafte Beziehung zu ihnen aufzubauen. Dadurch können sie bei Personalbedarf schnell rekrutiert werden.

    Die aktive Suchstrategie zielt darauf ab, auch passive Kandidaten zu erreichen. Also alle diejenigen, die selbst nicht aktiv nach einer (neuen) Stelle Ausschau halten. Um dieses Ziel zu erreichen, werden verschiedene Maßnahmen miteinander kombiniert und alle zur Verfügung stehenden Kanäle zur Kontaktaufnahme genutzt.

    Für wen ist Active Sourcing geeignet?

    Im Prinzip ist Active Sourcing für jedes Unternehmen geeignet, das auf eine vorausschauende Personalwirtschaft setzt und für innovative Wege der Kandidatensuche offen ist. Ob IT, Engineering, Elektrotechnik oder Finanzen – die Branche ist dabei egal.

    Die Methode ist lohnend für alle, die sich schwertun, geeignete Talente zu finden. Außerdem sollte das Unternehmen bereit sein, aus der Routine auszubrechen, im immer selben eingeschränkten Bewerber-Teich mit den immer gleichen Methoden zu fischen.

    Prozess: 6 Schritte zum Recruiting-Erfolg

    In sechs Schritten zum Recruiting-Erfolg

    Der Active Sourcing Prozess kann in sechs Schritte unterteilt werden.

    1. Strategie entwickeln

    Bei der Entwicklung einer Active Sourcing Strategie sollten zunächst drei Fragen geklärt werden:

    • Wer soll erreicht werden? (Candidate Persona erstellen)
    • Wo kann man sie erreichen?
    • Wie sollen diese Personen angeschrieben werden?

    Bei der Planung müssen die bereits laufenden Maßnahmen zur Personalbeschaffung berücksichtigt werden, z. B. Employer Branding und Stellenausschreibungen.

    2. Ressourcen planen

    Passende Sources, Tools, Methoden und Kommunikationsmittel werden ausgewählt. Außerdem werden Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Active Sourcing innerhalb des Recruiting-Teams verteilt.

    3. Prozess vorbereiten

    Keywords, Strings und Methoden werden getestet und Mustertexte für Ansprache, Reminder, Kontaktanfragen, Infos für Kandidaten usw. vorbereitet. Außerdem erfolgt die Definition von KPIs: Ziele werden festgelegt und Zeitpläne erstellt – zum Beispiel „200 Personen in einem Zeitraum von 30 Tagen anschreiben“.

    4. Kandidaten finden

    Ob online oder auf geeigneten Veranstaltungen: Mit Hilfe der festgelegten Kanäle und Methoden sollen qualifizierte Kandidaten identifiziert werden. Dabei ist stets zu prüfen, ob die gefundenen Personen die Merkmale der in Schritt 1 definierten Persona erfüllen.

    5. Kandidaten kontaktieren

    Potenzielle Kandidaten werden individuell angeschrieben oder angerufen. Rückfragen werden geklärt und Erwartungen und Details zur Stelle ausgetauscht.

    6. Kandidaten übernehmen

    Recruiter und Führungskräfte entscheiden, welcher Bewerber am geeignetsten ist. Die Wahl fällt möglichst schnell, um die Person in dieser finalen Sourcing-Phase nicht zu verlieren. Der Kandidat wird in den Personalentwicklungsprozess übernommen (Talent Pool) oder von den Fachbereichen zu Interviews eingeladen.

    Vorteile und Herausforderungen

    In der Personalbeschaffung beschert das Active Sourcing den Unternehmen vor allem diese Vorteile:

    • Bewerber erfahren Wertschätzung
      Personalisierte Ansprachen werden beim Active Sourcing großgeschrieben – Bewerber fühlen sich nicht als Teil einer Massenabfertigung.
    • Geringe Kosten
      Im Vergleich zum Schalten von Stellenausschreibungen und dem Engagement von Headhuntern fallen die Kosten für zielgerichtete Akquise über digitale Kanäle meist deutlich geringer aus.
    • Passive Kandidaten entdecken
      Personen, die keine aktive Jobsuche betreiben, für eine berufliche Neuausrichtung aber offen sind, lassen sich erreichen.
    • Schneller als die Wettbewerber
      Mit der Methode lassen sich Talente anziehen, bevor sie von der Konkurrenz entdeckt werden.
    • Passgenaue Kandidaten ansprechen
      Es können gezielt diejenigen Personen angesprochen werden, die den Eigenschaften der definierten Candidate Persona entsprechen.
    • Nachhaltige Strategie
      Durch Active Sourcing wird der Talentpool nach und nach erweitert. So ist man für personelle Engpässe gewappnet und kann im Fall der Fälle schnell passende Kandidaten akquirieren.

    Natürlich ist die aktive Bewerber-Akquise auch mit ein paar Herausforderungen verbunden. So ist der Prozess oft zeitintensiv und erfordert qualifiziertes Personal. Es braucht vorbereitende Maßnahmen, ausführliche Recherchen, sensibles Vorgehen sowie ein hohes Maß an Durchhaltevermögen. Die Unterstützung durch eine Active Sourcing Agentur ist daher empfehlenswert.

    13 Methoden und Tools

    Online- als auch Offline-Maßnahmen beim Active Sourcing

    Beim Active Sourcing werden sowohl Online- als auch Offline-Maßnahmen ergriffen. Es gibt verschiedene Ansätze, Tools und Kanäle, die mitunter miteinander kombiniert werden.

    1. Karriereseite

    Eine eigene Karrierepage für Bewerber – etwa auf der Website des Unternehmens oder in Social Media – zählt zu den einfachsten Sourcing-Methoden. Durch den Aufbau einer Community lässt sich hier der Talent Pool erweitern. Lesenswert: Unsere 5 Tipps für eine ansprechende Karriereseite

    2. Talent Pool

    Durch Active Sourcing kann sich das Unternehmen einen Talent Pool aufbauen. Wenn es bereits über einen verfügt, erhält dieser durch die Maßnahmen starken Zuwachs. Die Datenbank hilft beim Sammeln und Verwalten von interessanten Kandidatenprofilen. Wichtig ist, den Talent Pool stetig zu aktualisieren und die gesammelten Informationen für die Kommunikation mit den Bewerbern sinnvoll zu nutzen.

    3. Business-Netzwerke

    Große Business-Netzwerke wie Xing oder LinkedIn eignen sich sehr gut für Profile Mining. Die Profile geeigneter Kandidaten lassen sich durch gezielte Suchanfragen identifizieren. Allerdings muss berücksichtigt werden, dass einige Berufsgruppen sehr häufig angesprochen werden und sich dies auf die Antwortrate auswirken kann.

    4. Social Media

    Auf Kanälen wie Facebook und Twitter sind die Mitglieder vorrangig privat unterwegs, weshalb aktuellen Studien zufolge die Ansprache über privat genutzte Kanäle nicht so gern gesehen wird. Hier kann man allerdings das eigene Employer Branding vorantreiben und so auf sich aufmerksam machen und potenzielle Kandidaten anlocken.

    5. CV-Datenbanken

    Wer nicht nur an Profil-Daten, sondern auch an „richtige“ Lebenslauf-Informationen gelangen möchte, kann in CV-Datenbanken auf die Suche gehen. Solche Datenbanken findet man u. a. bei Jobbörsen wie StepStone oder Indeed, bei denen Kandidaten ihren Lebenslauf uploaden und Community-intern zur Sichtung freigeben können.

    6. Referral Sourcing

    Bei dieser Vorgehensweise schauen sich Recruiter gezielt die Kontakte und Netzwerke ihrer Mitarbeiter an – auch die von ehemaligen Kollegen. Auf diese Weise sollen ähnlich qualifizierte Talente entdeckt werden. Zudem kann der bereits bestehende Kontakt über die Kollegen genutzt werden. Getreu dem Motto: Recruiting ist Unternehmenssache!

    7. Mitarbeiter werben Mitarbeiter

    Interne Empfehlungsprogramme können Mitarbeiter dazu anregen, die Augen in ihren persönlichen Netzwerken offen zu halten und neue Mitarbeiter zu werben. Diese Methode baut auf der Idee des Referral Sourcing auf.

    8. (Bewerber-)Messen

    Auf Bewerberkongressen, Karrieretagen und Berufsmessen finden sich neben Unternehmen auch reihenweise Jobsuchende. Hier sind persönliche Gespräche mit potenziellen Bewerbern und die Selbstpräsentation als attraktiver Arbeitgeber möglich.

    9. Zielgruppenspezifische Communities

    Themen- bzw. zielgruppenspezifische Plattformen im Netz bieten die Möglichkeit, dort potenzielle Kandidaten zu finden. In vielen Themenforen lässt sich kostenfrei ein Account anlegen, mit dem man andere Nutzer via Privatnachricht anschreiben kann.

    10. Boolesche Suche

    Die Boolesche Suche kann mit Hilfe von Operatoren in digitalen Suchmasken zum Einsatz kommen, bspw. im Suchfeld von Google, Xing, LinkedIn etc. Sie ermöglicht einen strukturierten Suchprozess, um Lebensläufe, bestimmte Portale, Datenbanken usw. gezielt nach passenden Kandidaten zu durchforsten.

    11. Harvesting

    Bei dieser Methode wird eine ausgewählte Quelle „abgeerntet“. In der Praxis bedeutet das bspw., dass eine Plattform solange durchforstet wird, bis alle dort verfügbaren Talente gefunden sind.

    12. Campus Recruiting

    Studenten werden bereits während ihres Studiums an das Unternehmen gebunden und erhalten Jobperspektiven, sodass sie nach ihrem Abschluss direkt eingestellt werden können. Kontaktpunkte bieten bspw. Orientierungstage an Hochschulen und Universitäten sein.

    13. Flynne

    Bei Flynne handelt es sich um einen Online Talent-Scout, mit dem sich berufsrelevante Persönlichkeitsmerkmale von Kandidaten erfassen und dadurch unbekannte Talente entdecken lassen. Bei erfolgreichem Testergebnis können Unternehmen aktiv auf die potenziellen Bewerber zugehen und sie zum Vorstellungsgespräch einladen.

    Aktive Suche auf Xing und LinkedIn

    Zum besseren Verständnis möchten wir das Active Sourcing anhand des Beispiels „Xing und LinkedIn“ aufzeigen.

    Sowohl bei Xing als auch bei LinkedIn können Unternehmen die aktive Kandidatensuche durch die gezielte Eingabe von Schlagwörtern in der Suchmasken direkt angehen. Auch das Durchforsten von zur Branche passenden Community-Gruppen bietet sich an.

    Hat man eine Liste potenzieller Kandidaten beisammen, kann man bspw. über Google weitere Informationen zu den jeweiligen Personen recherchieren. Danach geht es um die Erstansprache der Kandidaten (dazu mehr im nächsten Kapitel).

    Für das Active Sourcing bei Xing legen sich Recruiter am besten einen Premium-Account an. Nur so können sie Nachrichten an Nicht-Kontakte senden. Bei LinkedIn können InMails gekauft werden – über diese lassen sich Personen erreichen, mit denen man nicht vernetzt ist.

    Beide Plattformen bieten überdies hilfreiche Tools für das Active Souring: Xing hat den Xing TalentManager und auf LinkedIn gibt es den LinkedIn Recruiter. Sie unterstützen u. a. durch detailreiche Suchfilter, intelligente Kandidatenvorschläge und die Option, potenzielle Mitarbeiter direkt anzuschreiben.

    Beispiel für ein Active Sourcing Anschreiben

    Die Erstansprache von potenziellen Talenten sollte individuell formuliert sein und zum „tone of voice“ der Branche passen.

    Ein gelungenes Active Sourcing Anschreiben kann zum Beispiel folgendermaßen aufgebaut sein:

    1. Eine kurze Betreffzeile, die das Interesse weckt und keine Standard-Phrasen beinhaltet.
    2. Persönliche Ansprache verwenden, auf keinen Fall „Sehr geehrte Damen und Herren“.
    3. Die Suchintention (Recherche nach geeigneten Kandidaten für Jobposition X am Standort Z) mitteilen.
    4. Ausgeschriebene Stelle kurz beschreiben – dabei aufzeigen, wieso diese so gut zum bisherigen Lebenslauf des Kandidaten passt.
    5. Kurze Unternehmensvorstellung in 1-2 Sätzen (Branche, Unternehmenskultur).
    6. Optional: Vorzüge des Unternehmens herausstellen – bspw. Karrierechancen, Einkommen, Weiterbildungsangebote oder Work-Life-Balance.
    7. Mit einem Call to Action abschließen: Der Kandidat soll sich dazu aufgefordert fühlen, sich telefonisch auszutauschen.
    8. Kontaktinformationen nicht vergessen. Am Ende sollten Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website stehen.

    Neben den richtigen Worten ist ein sinnvolles Timing zum Versenden der Nachricht wichtig: Abhängig von Freitagnachmittag kurz vor dem Wochenende ist eher suboptimal, Donnerstag nach der Mittagspause könnte dagegen ein guter Zeitpunkt sein. Auch für eventuelles Nachhaken braucht es das nötige Maß an Fingerspitzengefühl.

    Active Sourcing und die DSGVO

    Ist es in Zeiten der DSGVO und der anstehenden ePrivacy-Verordnung überhaupt noch möglich, Active Sourcing zu betreiben? Diese Frage stellen sich Recruiter immer wieder – schließlich werden in diesem Prozess Unmengen an Daten gespeichert und verarbeitet.

    Grundsätzlich ist es möglich, Active Sourcing rechtskonform durchzuführen. Jedoch erweitern sich Ihre unternehmerischen Dokumentations-, Informations-, und Rechenschaftspflichten mit der DSGVO. Es müssen also bestimmte Maßnahmen getroffen werden, um nicht gegen die Regelungen zu verstoßen und mitunter hohe Bußgelder zu riskieren.

    Um bei diesem sensiblen Thema auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen wir immer gern den Blog der Rechtsanwältin Nina Diercks. Sie ist spezialisiert auf IT- und Datenschutzrecht und führt detailliert aus, welche Spielregeln bei der Datenverarbeitung im Rahmen der aktiven Kandidatensuche zu beachten sind (Zum Blogartikel).

    Active Sourcing Agentur

    Active Sourcing Expertin Katharina Pratesi

    Sie möchten passende Kandidaten durch Active Sourcing gewinnen? Unsere Experten unterstützen Sie dabei.

    Brandmonks verfügt über erfahrene Spezialisten in diesem Bereich, zum Beispiel Katharina Pratesi: Sie wurde 2017 mit dem Active Sourcing Award als beste Active Sourcerin Deutschlands ausgezeichnet.

    Die Leistungen unseres Consultant-Teams umfassen u. a.:

    • Implementierung von Active Sourcing
    • Individuelle Strategieentwicklung
    • Implementierung innovativer Recruiting-Methoden
    • Definition von KPIs und Timelines
    • Unterstützung bei der Ansprache passiver Profile in sozialen Netzwerken, CV-Datenbanken etc.
    • Qualifikationsprüfung der Bewerber
    • Aufbau bzw. Ausbau des Talent-Pools
    • Kontrolle der Budgets und Fristen

    Darüber hinaus bieten wir Active Sourcing-Seminare, bei denen wir Ihre HR- und Recruiting-Abteilung für die aktive Bewerbersuche fit machen.

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