Mit Active Sourcing gewinnen Recruiter proaktiv potenzielle Mitarbeiter. Die Definition sowie 14 Tools & Methoden dieses innovativen Ansatzes finden Sie hier.

Klassisches Recruiting baut häufig darauf, dass die Kandidaten über eine Stellenausschreibung zum Unternehmen kommen. Dieser Ansatz wirkt in Zeiten des „War for Talents“ überholt. Um die top Kandidaten zu gewinnen, müssen Unternehmen aktiv werden.
Hier kommt das Active Sourcing ins Spiel. Was das ist und welche Tools und Methoden es dafür gibt, zeigen wir im Folgenden.
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Das Active Sourcing beschreibt die aktive Kandidatenansprache. Es geht darum, potenzielle Bewerber zu identifizieren, mit ihnen in Kontakt zu treten und eine dauerhafte Beziehung zu ihnen aufzubauen. Dadurch können sie bei Personalbedarf schnell rekrutiert werden.
Die aktive Suchstrategie zielt darauf ab, auch passive Kandidaten zu erreichen. Also alle diejenigen, die selbst nicht aktiv nach einer (neuen) Stelle Ausschau halten. Um dieses Ziel zu erreichen, werden verschiedene Maßnahmen miteinander kombiniert und alle zur Verfügung stehenden Kanäle zur Kontaktaufnahme genutzt.
Beim Active Sourcing werden sowohl Online- als auch Offline-Maßnahmen ergriffen. Es gibt verschiedene Ansätze, Tools und Kanäle, die mitunter miteinander kombiniert werden.
Eine Karriereseite unterstützt das Active Sourcing, indem sie potenziellen Kandidat einen ersten Eindruck vom Unternehmen vermittelt und als zentrale Informationsquelle dient. Wenn Recruiter Personen proaktiv ansprechen, verweisen sie häufig auf die Karriereseite, um mehr über die Unternehmenskultur, offene Positionen und Entwicklungsmöglichkeiten zu erfahren. Eine gut gestaltete Seite kann das Interesse wecken und die Kontaktaufnahme erleichtern, indem sie authentische Einblicke, wie Mitarbeiter-Testimonials oder Videos, bietet. Zudem stärkt sie das Employer Branding und zeigt, dass das Unternehmen attraktiv und professionell aufgestellt ist. Lesenswert: Unsere 8 Tipps für eine ansprechende Karriereseite
Dabei sammeln Recruiter vielversprechende Profile und Kontakte von potenziellen Kandidat, die möglicherweise nicht sofort verfügbar sind, aber zukünftig für offene Stellen infrage kommen könnten. Diese Talente werden in einer Datenbank organisiert und kontinuierlich gepflegt, damit das Unternehmen bei neuen Jobangeboten gezielt auf bereits bekannte Kontakte zurückgreifen kann. Ein Talentpool ermöglicht es, Beziehungen langfristig aufzubauen und zu pflegen, indem man regelmäßig mit den Kandidat in Kontakt bleibt und sie über Entwicklungen im Unternehmen informiert. Auf diese Weise können Vakanzen schneller und effektiver besetzt werden, da man auf einen vorselektierten Pool von qualifizierten Fachkräften zugreifen kann.
Karrierenetzwerke sind wichtige Werkzeuge im Active Sourcing, da sie Recruiter direkten Zugang zu einer großen Anzahl potenzieller Kandidat bieten. Über gezielte Suchfunktionen können spezifische Qualifikationen, Berufserfahrungen und Branchenfilter genutzt werden, um passende Profile schnell zu identifizieren. Solche Plattformen ermöglichen es zudem, persönliche Nachrichten zu versenden, was eine direkte und personalisierte Ansprache der Talente erlaubt. Darüber hinaus haben Recruiter die Möglichkeit, sich ein professionelles Netzwerk aufzubauen und relevante Kontakte langfristig zu pflegen. Karrierenetzwerke sind daher ideal, um gezielt Fachkräfte zu finden und für das Unternehmen zu gewinnen.
Auf Kanälen wie Instagram, TikTok, Facebook und Twitter sind die Mitglieder vorrangig privat unterwegs, weshalb aktuellen Studien zufolge die Ansprache über privat genutzte Kanäle nicht so gern gesehen wird. Dennoch ist ein Trend erkennbar, dass immer merhr Kandidaten sich über soziale Medien über potenzielle Arbeitgeber informieren. Hier kann man also das eigene Employer Branding vorantreiben und auf sich aufmerksam machen. Mit Social Media Recruiting können passende Zielgruppen und passive Kandidaten erreicht werden – u. a. durch Ad-Kampagnen.
Wer nicht nur an Profil-Daten, sondern auch an „richtige“, detaillierte Lebenslauf-Informationen zu Qualifikationen, Berufserfahrungen und Fähigkeiten gelangen möchte, kann in CV-Datenbanken auf die Suche gehen. Solche Datenbanken findet man u. a. bei Jobbörsen wie StepStone oder Indeed, bei denen Kandidaten ihren Lebenslauf uploaden und Community-intern zur Sichtung freigeben können. So lassen sich passende Kandidat schnell identifizieren und direkt ansprechen, auch wenn diese aktuell nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen.
Bei dieser Vorgehensweise schauen sich Recruiter gezielt die Kontakte und Netzwerke ihrer Mitarbeiter an – auch die von ehemaligen Kollegen. Auf diese Weise sollen ähnlich qualifizierte Talente entdeckt werden. Zudem kann der bereits bestehende Kontakt über die Kollegen genutzt werden. Getreu dem Motto: Recruiting ist Unternehmenssache!
Interne Empfehlungsprogramme können Mitarbeiter dazu anregen, die Augen in ihren persönlichen Netzwerken offen zu halten und neue Mitarbeiter zu werben. Diese Methode baut auf der Idee des Referral Sourcing auf. Mitarbeiter empfehlen dabei Personen aus ihrem beruflichen oder privaten Umfeld, die gut zum Unternehmen passen könnten, was oft zu qualitativ hochwertigen Leads führt. Diese Empfehlungen basieren meist auf persönlichen Erfahrungen und Einschätzungen, was die Passgenauigkeit erhöht und die Erfolgsquote steigert. Zudem fühlen sich empfohlene Kandidat eher angesprochen, da die Empfehlung von jemandem kommt, den sie kennen und dem sie vertrauen. Das Programm fördert auch die Mitarbeiterbindung, da diese aktiv in den Recruiting-Prozess eingebunden werden und oft Prämien oder andere Anreize erhalten.
Auf Bewerberkongressen, Karrieretagen und Berufsmessen finden sich neben Unternehmen auch reihenweise Jobsuchende. Hier sind persönliche Gespräche mit potenziellen Bewerbern und die Selbstpräsentation als attraktiver Arbeitgeber möglich. Der erste Kontakt findet dabei face-to-face statt. Ein Pluspunkt, der nicht zu unterschätzen ist – denn viele Kandidaten bevorzugen ein „Gesicht“ anstelle eines anonymen Unternehmens, bei dem sie sich informieren und letztlich bewerben.
Themen- bzw. Zielgruppenspezifische Communities sind im Active Sourcing besonders hilfreich, da sie es Recruiter ermöglichen, gezielt Talente in ihrem jeweiligen Fachgebiet oder Interessensbereich anzusprechen. In vielen Themenforen lässt sich kostenfrei ein Account anlegen, mit dem man andere Nutzer via Privatnachricht anschreiben kann. Indem sich Recruiter aktiv in Diskussionen einbringen oder relevante Inhalte teilen, können sie Vertrauen aufbauen und authentische Beziehungen zu potenziellen Bewerber knüpfen. Diese Communities bieten zudem die Möglichkeit, die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe besser zu verstehen und die Ansprache entsprechend anzupassen.
Die Boolesche Suche kann mit Hilfe von Operatoren in digitalen Suchmasken zum Einsatz kommen, bspw. im Suchfeld von Google, Xing, LinkedIn etc. Sie ermöglicht einen strukturierten Suchprozess, um Lebensläufe, bestimmte Portale, Datenbanken usw. gezielt nach passenden Kandidaten zu durchforsten. Durch die Nutzung von Operatoren wie AND, OR und NOT können Suchanfragen präzisiert und spezifische Kombinationen von Qualifikationen, Berufserfahrungen oder Keywords eingegrenzt werden. Das hilft dabei, die Trefferquote zu erhöhen und irrelevante Profile auszuschließen, sodass die Suche effizienter wird. Mit der Booleschen Suche lassen sich auch komplexe Profile finden, die sonst in der Masse an Daten untergehen würden.
Bei dieser Methode werden gezielt Informationen über potenzielle Kandidat aus verschiedenen Online-Quellen gesammelt, um umfassende Profile zu erstellen. Dabei werden bspw. Daten aus sozialen Netzwerken, Fachforen, Blogs und anderen öffentlich zugänglichen Plattformen systematisch recherchiert und zusammengeführt. Jede Quelle wird dabei einzeln „abgeerntet“. In der Praxis bedeutet das bspw., dass eine Plattform solange durchforstet wird, bis alle dort verfügbaren Talente bzw. Informationen zu bestimmten Kandidaten gefunden wurden.
Dieser Ansatz ermöglicht es, frühzeitig Talente direkt an Universitäten und Hochschulen zu identifizieren und zu gewinnen. Durch Präsenz an Orientierungstagen und Karriereveranstaltungen können Recruiter Kontakt zu Studierenden herstellen, die potenziell zukünftige Mitarbeiter werden. Campus Recruiting fördert nicht nur den Austausch mit den Nachwuchskräften, sondern ermöglicht auch, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Campus Recruiting hilft zudem dabei, langfristige Beziehungen aufzubauen, indem potenzielle Talente während ihrer Studienzeit angesprochen und auf Praktika oder Trainee-Programme aufmerksam gemacht werden.
Bei flynne handelt es sich um ein KI-Recruiting-Tool, mit dem sich berufsrelevante Persönlichkeitsmerkmale von Kandidaten erfassen und dadurch unbekannte Talente entdecken lassen. Die Künstliche Intelligenz hilft den Recruitern, Kandidaten zu identifizieren, die vorab definierten Anforderungen entsprechen und über bestimmte Soft Skills verfügen. Bei erfolgreichem Testergebnis können Unternehmen aktiv auf die potenziellen Bewerber zugehen und sie zum Vorstellungsgespräch einladen.
Auch Performance Recruiting ist eine effektive Methode im Active Sourcing, die sich auf datengestützte Ansätze zur Identifikation und Ansprache von Talenten konzentriert. Bei dieser Strategie werden Leistungskennzahlen und Analysen verwendet, um den Rekrutierungsprozess zu optimieren und gezielt die besten Kandidat
anzusprechen. Durch den Einsatz von Metriken können Recruiter herausfinden, welche Kanäle und Strategien die besten Ergebnisse liefern, sodass Ressourcen effizient eingesetzt werden können. Performance Recruiting ermöglicht es, das Bewerberverhalten besser zu verstehen und gezielte Recruitment Kampagnen zu entwickeln (bspw. mit Google Ads), die auf die Bedürfnisse und Vorlieben potenzieller Talente abgestimmt sind. Zudem können durch die kontinuierliche Analyse der Rekrutierungsaktivitäten Verbesserungen in der Ansprache und im Auswahlprozess vorgenommen werden.
Zum besseren Verständnis möchten wir das Active Sourcing anhand des Beispiels „Xing und LinkedIn“ aufzeigen.
Sowohl bei Xing als auch bei LinkedIn können Unternehmen die aktive Kandidatensuche durch die gezielte Eingabe von Schlagwörtern in der Suchmasken direkt angehen. Auch das Durchforsten von zur Branche passenden Community-Gruppen bietet sich an.
Hat man eine Liste potenzieller Kandidaten beisammen, kann man bspw. über Google weitere Informationen zu den jeweiligen Personen recherchieren. Danach geht es um die Erstansprache der Kandidaten (dazu mehr im nächsten Kapitel).
Für das Active Sourcing bei Xing legen sich Recruiter am besten einen Premium-Account an. Nur so können sie Nachrichten an Nicht-Kontakte senden. Bei LinkedIn können InMails gekauft werden – über diese lassen sich Personen erreichen, mit denen man nicht vernetzt ist.
Beide Plattformen bieten überdies hilfreiche Tools für das Active Souring: Xing hat den Xing TalentManager und auf LinkedIn gibt es den LinkedIn Recruiter. Sie unterstützen u. a. durch detailreiche Suchfilter, intelligente Kandidatenvorschläge und die Option, potenzielle Mitarbeiter direkt anzuschreiben.
Der Active Sourcing Prozess kann in sechs Schritte unterteilt werden.
1. Strategie entwickeln
Bei der Entwicklung einer Active Sourcing Strategie sollten zunächst drei Fragen geklärt werden:
Bei der Planung müssen die bereits laufenden Maßnahmen zur Personalbeschaffung berücksichtigt werden, z. B. Employer Branding und Stellenausschreibungen.
2. Ressourcen planen
Passende Sources, Tools, Methoden und Kommunikationsmittel werden ausgewählt. Außerdem werden Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Active Sourcing innerhalb des Recruiting-Teams verteilt.
3. Prozess vorbereiten
Keywords, Strings und Methoden werden getestet und Mustertexte für Ansprache, Reminder, Kontaktanfragen, Infos für Kandidaten usw. vorbereitet. Außerdem erfolgt die Definition von KPIs: Ziele werden festgelegt und Zeitpläne erstellt – zum Beispiel „200 Personen in einem Zeitraum von 30 Tagen anschreiben“.
4. Kandidaten finden
Ob online oder auf geeigneten Veranstaltungen: Mit Hilfe der festgelegten Kanäle und Methoden sollen qualifizierte Kandidaten identifiziert werden. Dabei ist stets zu prüfen, ob die gefundenen Personen die Merkmale der in Schritt 1 definierten Persona erfüllen.
5. Kandidaten kontaktieren
Potenzielle Kandidaten werden individuell angeschrieben oder angerufen. Rückfragen werden geklärt und Erwartungen und Details zur Stelle ausgetauscht.
6. Kandidaten übernehmen
Recruiter und Führungskräfte entscheiden, welcher Bewerber am geeignetsten ist. Die Wahl fällt möglichst schnell, um die Person in dieser finalen Sourcing-Phase nicht zu verlieren. Der Kandidat wird in den Personalentwicklungsprozess übernommen (Talentpool) oder von den Fachbereichen zu strukturierten Interviews eingeladen.
In der Personalbeschaffung beschert das Active Sourcing den Unternehmen vor allem diese Vorteile:
Natürlich ist die aktive Bewerber-Akquise auch mit ein paar Herausforderungen verbunden. So ist der Prozess oft zeitintensiv und erfordert qualifiziertes Personal. Es braucht vorbereitende Maßnahmen, ausführliche Recherchen, sensibles Vorgehen sowie ein hohes Maß an Durchhaltevermögen. Die Unterstützung durch eine Active Sourcing Agentur ist daher empfehlenswert.
Die Erstansprache von potenziellen Talenten sollte individuell formuliert sein und zum „tone of voice“ der Branche passen. Am besten wird der Text vorab in Microsoft Office Word oder einem anderen Schreibprogramm formuliert und später dann kopiert.
Ein gelungenes Active Sourcing Anschreiben kann zum Beispiel folgendermaßen aufgebaut sein:
Neben den richtigen Worten ist ein sinnvolles Timing zum Versenden der Nachricht wichtig: Abhängig von Freitagnachmittag kurz vor dem Wochenende ist eher suboptimal, Donnerstag nach der Mittagspause könnte dagegen ein guter Zeitpunkt sein. Auch für eventuelles Nachhaken braucht es das nötige Maß an Fingerspitzengefühl.
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(Quelle Titelbild: https://www.freepik.com/free-photo/still-life-business-roles-with-various-mechanism-pieces_24749607.htm by freepik)